企業のさらなる飛躍を目指して社名変更という大きなプロジェクトを進めている最中に、経営トップである代表取締役の引っ越しが重なるケースは決して珍しくありません。通常であれば別々に発生するこれら二つの変更事案ですが、実は同時に手続きを進めることで、企業にとって非常に大きなメリットが生まれます。本コラムでは、代表取締役の住所変更と法的な社名変更である商号変更を同時に行う際の手続き手順と、その隠れた魅力について詳しく解説していきます。
まず、これら二つの手続きを同時に行う最大のメリットは、圧倒的なコスト削減と事務負担の軽減にあります。法務局への登記申請を別々のタイミングで行った場合、申請のたびに司法書士へ代行報酬を支払わなければならず、担当者が社内で書類を準備する手間も二倍に膨れ上がってしまいます。しかし、これらを一つの登記申請書にまとめて同時に申請することで、専門家への依頼費用を一度で済ませることができるのです。さらに、登記が完了した後に待ち受けている税務署や年金事務所、銀行口座などの各種名義変更においても、新しい社名と新しい住所が記載された最新の登記簿謄本を使って一括で手続きを進められるため、実務担当者の労力を劇的に削減することが可能となります。
具体的な手続きの手順としては、まず社名変更に向けた準備からスタートします。新しい名称の決定と商標調査を終えたら、会社の憲法である定款を変更するために株主総会を開催し、特別決議によって承認を得ます。そして、この社名変更の効力が発生するタイミングに合わせて、代表取締役の新しい住所への引っ越しと市区町村での住民票の異動を完了させておくのが、スムーズな進行のコツです。
双方が完了したら、いよいよ法務局へ提出する申請書類の作成に取り掛かります。用意するのは株式会社変更登記申請書という一つの書面です。この申請書の中にある登記の事由を記載する欄に、商号の変更と代表取締役の住所変更の二つの目的を併記します。そして添付書類として、社名変更を法的に証明するための株主総会議事録および株主リストと、代表取締役の新しい住所を証明するための住民票の写しをセットにして準備します。
書類一式が揃ったら、法務局へ納める登録免許税の準備です。商号変更にかかる三万円と、役員変更にかかる一万円の合計四万円分（資本金が一億円を超える企業の場合は役員変更分が三万円となるため合計六万円分）の収入印紙を購入し、申請書に貼り付けて管轄の法務局へと提出します。これで、複雑に見える二つの変更手続きを一度の申請で美しく完結させることができます。
社名変更と代表取締役の住所変更が重なるタイミングは、まさに社内業務を効率化させる絶好のチャンスです。手続きの全体像を正しく理解し、無駄のないスマートな登記手続きを実現させてください。
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